Skriva nyhetsbrev

Nyhetsbrevet är ett bra komplement till webbplatsen i arbetet med kundrelationer. Det är din möjlighet att behålla kundkontakten när besökaren lämnat din webbplats, och för mottagaren är det ett bra sätt att hålla sig ajour med händelser utan att det tar för mycket tid i anspråk. Dessutom vet du att du når en intresserad publik eftersom läsaren vid något tillfälle anmält sitt intresse för nyhetsbrevet.

Trots detta visar undersökningar att många nyhetsbrev aldrig blir lästa och den största orsaken är att nyhetsbreven kräver för mycket tid av sina mottagare. Många av oss håller på att drunkna i den strida strömmen av e-post som kommer varje dag, och för användaren gäller att hålla nere informationsflödet så att det blir hanterbart. Gör därför korta, överskådliga och lättlästa nyhetsbrev så ökar chansen att de blir lästa. Och dina läsare uppfattar dig som en god och professionell kontakt.

Här följer några tips på sådant som är bra att tänka på när du skriver nyhetsbrev:

1. Se till att det är lätt att anmäla sig och avanmäla sig till nyhetsbrevet. Att ha en massa prenumeranter som egentligen inte vill ha dina brev ger dig bara en falsk bild. Den som lider största skadan är du själv.

2. Om du inte vet något om dina prenumeranters tekniska utrustning bör du skicka oformaterade nyhetsbrev. Eventuellt kan du skicka nyhetsbrevet i html-format, men låt alltid möjligheten finnas att beställa brevet som oformaterad text.

3. Skicka ut nyhetsbrevet med jämna intervall. Alltför stor oregelbundenhet i utgivningen gör dina läsare osäkra på dig. Om det kommer tre brev ena veckan och därefter ingenting de följande veckorna blir många prenumeranter osäkra på om de över huvud taget står kvar på sändlistan.

4. Gör inte nyhetsbreven för långa. För användaren är själva vitsen med nyhetsbrev att det ska spara tid och ge dem bearbetad information. Tre till fem nyheter i sammandrag med länk till vidare läsning brukar vara en bra tumregel.

5. Använd enkla formateringar i e-brevet: Versaler för rubriker och betoningar, och asterisker för punktuppställningar.

6. Använd ett enkelt och begripligt språk. Språket i nyhetsbrevet kan i allmänhet vara mer personligt eftersom det vänder sig direkt till en läsargrupp som anmält sitt intresse för att kommunicera med dig. Här kan du slösa med direkt tilltal och var inte rädd för en och annan personlig kommentar.

7. Blanda inte saklig rapportering med säljtexter eller reklam. Åtminstone inte i oformaterad text där det är svårt att grafiskt markera vad som är vad. Låt reklamen komma sist i brevet - helst efter redaktörens avslutningshälsning.

8. Låt det framgå tydligt vilket företag eller vilken webbplats som är avsändare till nyhetsbrevet. Helst ska man kunna se det redan i ämnesraden. Inne i brevet ska det dessutom finnas information om hur man kommer i kontakt med redaktören.

9. Korrekturläs texten på en utskrift innan du skickar iväg brevet. Ett brev som är fullt med korrekturfel kan göra stor skada för din verksamhet. Läsarna förlorar förtroende för texten och skribenten, och i längden också för ditt företag.

Nu är det bara att klicka på Skicka och vänta på att affärerna ökar. Bli inte orolig om du sedan inte får återkoppling av läsarna. Nyhetsbrev uppfattas inte som personliga av läsarna och de flesta läser brevet och slänger det sedan. Du kan räkna med att nöjda kunder inte hör av sig om de inte har något särskilt att tillägga.